Pernahkah Anda bertanya-tanya tentang cara terbaik menjalin interaksi efektif dengan pelanggan melalui fasilitas chat? Di era komunikasi digital yang semakin mendominasi, pertanyaan “Bagaimana sebaiknya Anda ngobrol dengan pelanggan untuk mencapai efisiensi dan kepuasan pelanggan?” menjadi sangat penting.
Artikel ini akan membahas strategi dan tips yang dapat membantu bisnis memanfaatkan fasilitas chat secara optimal, membangun konektivitas yang kuat dengan pelanggan, dan meningkatkan pengalaman layanan secara keseluruhan.
Sebagai penyedia jasa pembuatan website di bali yang berpengalaman, kami menyadari bahwa berkomunikasi dengan pelanggan melalui fasilitas chat merupakan aspek penting dalam membangun hubungan yang solid dan positif.
Pada paragraf berikutnya, kami akan mengeksplorasi lebih dalam bagaimana layanan pembuatan situs web kami dapat membantu Anda mengintegrasikan fasilitas obrolan yang efisien dalam desain situs web Anda, memastikan bahwa setiap interaksi dengan pelanggan tidak hanya memenuhi harapan tetapi juga melampaui dan menciptakan pengalaman yang tak terlupakan. .
Hubungi kami sekarang untuk memulai perjalanan Anda menuju strategi obrolan pelanggan yang sukses dan mendukung pertumbuhan bisnis Anda.
Chat dengan Customer dan Contoh Kalimat
Konsumen menghubungi layanan pelanggan(CS) untuk menyelesaikan permasalahan dan bertanya mengenai produk, dengan harapan dapat menemukan jawaban atas permasalahan yang dihadapinya. Jika Anda bertanggung jawab untuk menanggapi pesan pelanggan, berikut cara mengobrol dengan pelanggan dan contoh kalimatnya.
1. Gunakan bahasa yang sopan dan beretika
Karakter konsumen bermacam-macam, ada yang sopan, lemah lembut, dan beretika saat menghubungi CS. Namun ada pula yang bersikap kasar dan terlalu blak-blakan saat menyampaikan pengaduan.
Apapun karakter konsumennya, sebagai CS Anda harus tetap menggunakan bahasa yang sopan dan beretika dalam menanggapi pesan dari konsumen. Boleh saja menggunakan bahasa kekinian agar terkesan familier, asalkan tidak menyinggung. Ini adalah contoh kalimat untuk berkomunikasi dengan pelanggan, baik sapaan maupun balasan lainnya.
- “Selamat datang di Olshop N. Ada yang bisa kami bantu?”
- “Pelanggan yang terhormat, pesan yang Anda kirimkan telah kami proses. Kami akan segera menghubungi Anda lagi untuk memberi tahu Anda hasil tindak lanjutnya.”
- “Selamat pagi Kak Bella. Terima kasih atas konfirmasinya. Pesanan anda sudah kami proses dan akan dikirim esok hari sesuai jam operasional ekspedisi Jets.”
2. Tunjukkan empati
Setiap pelangganpasti mempunyai permasalahannya masing-masing dalam menggunakan suatu produk, sehingga mereka memilih untuk menghubungi admin atau layanan pelanggandengan harapan permasalahan tersebut dapat teratasi. Sesepele apapun keluhannya, CS harus bisa menunjukkan empati.
Merespon dengan empati membuat konsumen merasa lebih tenang dan diperhatikan. Inilah cara mengobrol dengan pelanggan untuk menunjukkan empati.
- “Terima kasih telah menghubungi. Kami mohon maaf atas kejadian ini, bisakah Anda ceritakan lebih lanjut mengenai kronologinya?”
- “Terima kasih banyak atas ulasannya. Kami memahami bahwa Anda kecewa karena pesanan Anda tidak sampai dengan benar. Oleh karena itu sebagai permintaan maaf, harap kirimkan alamat lengkap dan detail pemesanan terlebih dahulu? Kami akan segera mengirimkan produk sesuai permintaan Anda.”
- “Halo kak. Terkait keluhan yang Anda sampaikan, telah kami teruskan kepada tim terkait. Kami meminta maaf sebesar-besarnya dan berjanji hal seperti ini tidak akan terjadi lagi.”
3. Jujurlah tentang produk
Tujuan ngobroldengan konsumen tidak hanya untuk memecahkan masalah mereka, tetapi juga untuk memahami apa yang mereka butuhkan. Untuk itu sangat penting untuk jujur terhadap produk yang dijual.
Bersikap jujur memang penting, namun bukan berarti Anda boleh terlalu banyak bicara tentang kekurangan Anda. Demikianlah contoh kalimat mengenai cara menjelaskan suatu produk secara jujur agar dapat memahami kondisi dan kebutuhan konsumen.
- “Produk A saat ini belum tersedia kak. Namun Anda bisa memilih Produk B sebagai alternatif dengan harga lebih murah.”
- “Jika Anda memiliki kulit sensitif, Produk C kemungkinan besar cocok karena tidak mengandung pewangi atau alkohol.”
- “Halo, Kak! Jika digunakan untuk beraktivitas di lapangan, sepatu tersebut tidak terbuat dari bahan yang bagus karena dikhawatirkan cepat terkelupas. Namun ada rekomendasi sepatu kulit sapi asli berkualitas dari toko kami untuk kegiatan lapangan. Tunggu sebentar, kami akan kirimkan link produknya ya!”
4. Ungkapkan keunggulan produk
Selain pentingnya menjelaskan detail produk dengan jujur, jangan lupa untuk mengungkapkan kelebihan produk tersebut. Hal ini bertujuan untuk mempengaruhi pikiran konsumen agar mau membeli produk yang direkomendasikan.
Mengungkap keunggulan produk bisa dengan cara softselling atau hardselling, namun sebaiknya jangan terlalu memaksakan agar performa chat tetap baik. Ini adalah contoh kalimat yang bagus untuk menjelaskan keunggulan suatu produk merchandise.
- “Mengenai paket kemitraan yang bapak tanyakan, sudah termasuk booth, mesin pembuat minuman, dan peralatan kasir. Tapi kalau tambah 2 juta saja sudah dapat perlengkapan masak yang lengkap. Apakah Anda tertarik?”
- “Halo kak! Saat ini BeautyB sedang meluncurkan produk serum baru untuk kulit berminyak lho! Kami memastikan bahan-bahannya terbuat dari bahan-bahan organik, tanpa alkohol dan tanpa pewangi. Kalau ada pertanyaan seputar serum bisa menghubungi kami ya!”
- “Hai, Kak. Anda tidak perlu khawatir dengan keawetan bahannya karena dompet di toko kami dijamin terbuat dari kulit domba asli. “Setelah paket sampai, Anda dapat memeriksanya, dan jika kualitasnya buruk dan barang terbukti palsu, kami memberikan jaminan uang kembali 100%.”
5. Memberikan saran dan solusi terbaik kepada pelanggan
Ketika terjadi masalah pada produk yang dibelinya, maka pelanggan harus segera menghubungi CS produk tersebut untuk menyampaikan keluhannya. Sebagai seorang CS, Anda perlu menghadapi dan memberikan solusi terbaik untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
Saat membalas pesan yang berisi keluh kesah/aduan, sebaiknya hindari penggunaan kalimat-kalimat yang bersifat intimidasi atau bersikap seolah-olah sedang lari dari tanggung jawab. Ini kira-kira contoh kalimat yang benar.
- “Terkait permasalahan barang hilang saat bepergian, sudah kami proses. Mohon menunggu hasilnya dalam waktu 1×24 jam.”
- “Jika terjadi reaksi kemerahan dan gatal saat menggunakan produk, bisa jadi karena produk tersebut tidak sesuai dengan jenis kulit Anda. Sebaiknya segera hentikan pemakaiannya ya. Anda dapat berkonsultasi dengan kami agar kami dapat merekomendasikan produk mana yang cocok.”
- “Terima kasih telah menghubungi Toko321. Mengenai pengiriman produk ke luar pulau jawa, sebaiknya tambahkan packing kayu tambahan dan bubble wrap ya gan, agar barang tidak rusak di perjalanan.”
6. Hindari menunjukkan ketidaktahuan
Layanan pelanggan tidak selalu mengetahui segalanya. Meski merupakan kekurangan, namun hal tersebut tidak boleh diperlihatkan agar tidak berdampak buruk pada penjualan.
Ada solusi atas ketidaktahuan Anda terhadap produk dan permasalahan yang dihadapi pelanggan. Ini adalah contoh kalimat ngobrol dengan pelanggan agar tetap profesional dalam melayani mereka. Penting untuk menghindari kata-kata “Saya tidak tahu”!
- “Terima kasih atas pesannya. Kita cari tahu dulu, untuk memastikannya.”
- “Maaf, kami belum menemukan informasi apa pun mengenai masalah ini. Bisa dijelaskan lebih detail agar datanya bisa kami olah?”
- “Maaf, kami masih belum dapat menemukan data mengenai masalah ini. Kami akan menghubungi Anda segera setelah kami mendapatkan informasinya. Jadi, silakan tinggalkan alamat email dan nomor telepon yang aktif. Terima kasih.”
7. Ucapkan maaf dan terima kasih
Kata maaf dan terima kasih sangat penting dalam menanggapi pesan dari konsumen. Keduanya mempunyai fungsi masing-masing dan inilah etika dalam berkomunikasi dengan pelanggan.
- “Terima kasih telah menghubungi kami melalui WhatsApp. Jika ada masalah terkait produk, silakan berkonsultasi dengan kami.”
- “Terima kasih telah meninggalkan ulasan di toko kami. Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya atas permasalahan yang terjadi. Kami akan berusaha mencegah hal ini terjadi lagi di masa mendatang.”
- “Kami mohon maaf karena telah membuat Anda tidak nyaman. Sebagai rasa tanggung jawab, harap tuliskan nomor rekening bank Anda untuk mengganti kerugian yang Anda alami.”
8. Cara mengobrol untuk menindaklanjuti pelanggan
lama
Cara mengobrol dengan pelanggan selanjutnya adalah dengan menindaklanjuti pelanggan lama atau bertanya lagi apakah mengobrol sebelumnya tidak dibalas. Tindak lanjutitu penting, karena fungsinya membangkitkan keinginan konsumen untuk ingin berbelanja lagi di tempat Anda.
Mungkin tidak semua konsumen tertarik untuk merespons. Namun cara chat untuk menindaklanjuti pelanggan lama ini bisa dicoba untuk mempertahankan pelanggan lama.
- “Halo Kak Indria. Lama tidak bertemu, ya? Karena sebentar lagi kita akan menyambut Hari Kemerdekaan, khusus untuk Kak Indria kita kasih diskon 17% tanpa minimal pembelian, berlaku tanggal 17-18 Agustus 2022. Klaim sekarang, yuk biar belanja makin hemat!”
- “Selamat siang, Pak Albert. Apa pendapat Anda tentang produk kami? Kami harap Anda puas dengan produknya. Jika ada masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami.”
- “Terima kasih telah menjadi pelanggan setia OlshopY. Sebagai ungkapan terima kasih, kami dengan senang hati memberikan voucher khusus untuk pembelian Anda berikutnya. Silakan klaim melalui link ini.”
Tips untuk Meningkatkan Kinerja Chat dengan Pelanggan
Apakah Anda memahami cara chatting dengan pelanggan yang baik dan benar? Selanjutnya, pelajari tips meningkatkan performa chat dengan pelanggan untuk mencapai kepuasan pelanggan.
1. Coba respon cepat
Tips meningkatkan performa chat, salah satunya adalah berusaha mendapatkan respon yang cepat. Pelanggan pasti lebih suka jika CS membalas pesan lebih cepat karena dianggap menghargai kepentingannya.
Jika tidak bisa membalas chatlebih cepat, tidak ada salahnya menggunakan pesan otomatis untuk membuat pesan ucapan, pesan tandang, atau balasan cepat. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk menggunakan WhatsApp Business aplikasi untuk bisa menggunakan fitur-fiturnya.
2. Gunakan sistem CRM (Manajemen Hubungan Pelanggan)
Peningkatan performa chat sangat penting untuk keberlangsungan bisnis, karena dapat menunjukkan kualitas bisnis Anda di mata audiens. Solusi untuk meningkatkan kinerja chat dapat menggunakan sistem CRM untuk memberikan pengalaman pelanggan terbaik kepada konsumen.
CRM merupakan strategi omnichannel karena dapat menjangkau banyak pelanggan secara bersamaan melalui satu platform. Dengan begitu, interaksi bisa berjalan maksimal tanpa ada yang terlewatkan.
WhatsApp Business API adalah platform yang dapat diintegrasikan ke dalam CRM. Cocok digunakan oleh perusahaan skala menengah hingga besar karena fitur di dalamnya lebih lengkap dibandingkan WhatsApp Business biasa.
Untuk mendapatkannya, Anda bisa memilih Shopkey sebagai salah satu penyedia WhatsApp Business API terbaik. Untuk membantu proses layanan pelanggan, WhatsApp API memiliki fitur chatbot untuk membalas pesan dengan cepat sesuai kebutuhan konsumen, chat otomatis, blast message, dan lainnya.
ShopKey WABA bisa didapatkan mulai 375 ribu per bulan untuk Paket Pemula dan 1,1 juta per bulan untuk Paket Pro. Tak perlu ragu lagi, konsultasikan dengan ShopKey sekarang untuk menjawab kebutuhan bisnis Anda!
3. Tangani keluhan atau pengaduan sebaik mungkin
Tips lainnya, yakni berusaha menangani keluhan atau pengaduan dengan sebaik-baiknya. Sangat penting untuk menghindari ekspresi ketidaktahuan dan penghindaran yang disengaja, karena hal ini justru menunjukkan bahwa bisnis Anda tidak profesional. Akibatnya kinerja chat menjadi buruk dan menurunkan minat beli.
4. Jangan terlalu sering membalas dengan bot
Bot memudahkan membalas pesan. Namun jika terus menggunakan bot, konsumen akan merasa tidak dihargai. Sehingga menunjukkan bahwa bisnis tersebut tidak profesional dalam melayani konsumen yang menyebabkan kinerja chat menurun.
Fitur balasan pesan otomatis dan bot boleh saja, tetapi cobalah membalas pesan mereka sendiri. Bagaimanapun juga, respon langsung dari manusia itulah yang diharapkan konsumen, terutama ketika mereka menyampaikan keluhan.
Itulah cara chat dengan pelanggan dan contoh kalimatnya. Agar bacaan ini dapat dipahami karena memuat tips-tips penting untuk meningkatkan kinerja chat
Penutup : Chat dengan Customer
Sebagai penutup, kami sebagai penyedia jasa pembuatan website di bali yang berpengalaman di Bali mengajak Anda untuk merenungkan pentingnya menjalin interaksi yang efektif dengan pelanggan melalui fasilitas chat.
Dalam jasa pembuatan website kami, kami tidak hanya menawarkan desain estetika tetapi juga solusi teknologi yang memastikan setiap interaksi dengan pelanggan berjalan lancar.
Dengan memahami strategi dan metode chat yang efektif, kami siap membantu Anda membangun platform digital yang tidak hanya memukau tetapi juga memperkuat konektivitas dengan pelanggan.
Hubungi kami sekarang untuk berdiskusi bagaimana kami dapat mengintegrasikan fasilitas chat yang optimal ke dalam website Anda, memastikan bahwa setiap interaksi dengan pelanggan merupakan pengalaman positif dan berdampak positif pada bisnis Anda.
Dengan komitmen kami terhadap inovasi dan kepuasan pelanggan, kami yakin dapat membantu Anda mengoptimalkan layanan pelanggan, menjadikan situs web Anda alat yang efektif untuk membangun hubungan yang kuat dan mendukung pertumbuhan bisnis Anda di dunia digital yang terus berkembang.
