Mengirim Email Bisnis Harus Menghindari 8 Kesalahan Umum Ini

Di era teknologi ini Email masih menjadi sarana berkomunikasi yang banyak dan sering digunakan hingga saat ini, terutama untuk keperluan bisnis. Namun masih saja orang-orang melakukan delapan kesalahan umum berikut ini saat mengirim email bisnis. Dan apa sajakah kesalahan tersebut, perhatikan baik-baik ya!

1. Dikirim ke Alamat yang Salah

mengirim email bisnis salah alamat

Hal ini paling sudah banyak terjadi saat mengirim email bisnis. Saking kita terburu-burunya mengirim email, kita tidak kembali mengecek apakah alamat email tujuan sudah benar. Beberapa saat kemudian ketika kita mendapat pemberitahuan dari email system bahwa alamat penerima salah, kita baru sadar ada beberapa huruf yang kurang atau kita salah ketik alamat email tujuan. Maka sebelum menekan tombol kirim pastikan, lihat kembali apa alamat email yang kita tuju sudah benar. Jangan sampai kita menghabiskan waktu untuk mengunggu balasan, namun ternyata balasan yang kita tunggu hanya berupa informasi kesalahan pengiriman.

2. Bukan Hal yang Pantas Dibicarakan Lewat Email

mengirim email bisnis atau telepon

Email memang sangat cukup efektif dalam beberapa hal menyangkut bisnis. Namun tidak semua hal bisa didiskusikan lewat email. Untuk hal-hal yang sangat mendesak, melakukan panggilan telepon kepada rekan bisnis jauh lebih tepat daripada mengirim email.

3. Asal Tekan Tombol Kirim

mengirim email bisnis tanpa dicek

Sebuah email bisnis harus dikirim dengan sempurna. Jangan sampai kita langsung mengirim email yang tidak pada tujuan kalian setelah selesai menuliskannya. Pastikan dulu ejaan dalam email sudah benar, dan tidak ada salah pengetikan dan email yang Anda buat mudah dipahami. Jika alamat email sudah benar, baru klik tombol kirim.

4. Mengirim Email dengan Ragu-ragu

mengirim email bisnis dengan ragu

Sesuatu yang diawali dengan ragu-ragu biasanya tidak akan mencapai tujuan. Maka sebelum Anda mengirim email bisnis, pastikan Anda sudah benar-benar yakin bahwa email tersebut memang layak kirim dan email tersebut memang bisa membantu hubungan bisnis Anda. Jika Anda masih ragu-ragu, tunda dan hentikan proses pengiriman hingga Anda sudah merasa benar-benar yakin dan siap. Ingat juga untuk sebuah bisnis yang baik, Anda harus mengusir semua keraguan. Jika Anda masih ada ragu, itu artinya Anda belum siap menjalaninya.

5. Tidak Jelas Tujuannya

mengirim email bisnis tanpa tujuan jelas

Bisnis Anda harus benar-benar jelas, dan email bisnis harus mencerminkan kejelasan tersebut. Jangan mengirim email hanya untuk coba-coba tanpa Anda memiliki tujuan yang jelas. Jika Anda benar-benar mengirimkan email dalam rangka membangun relasi, lakukanlah dengan tujuan yang baik, misalkan Anda mengirimkan email selamat lebaran kepada relasi yang merayakannya. Jika tujuan email Anda merupakan benar-benar untuk promosi produk baru, maka kirimkan email yang dilampiri dengan berkas promosi yang ingin Anda tawarkan.

6. Subjek Tak Spesifik atau Tak Diisi

mengirim email bisnis dengan subjek kurang spesifik

Kesalahan umum lainnya saat Anda mengirim email bisnis yaitu kolom subjek yang tidak Anda isi. Subjek email inilah sangat membantu penerima dalam memilih email mana yang akan mereka baca terlebih dahulu. Jika email yang Anda kirimkan tidak diisikan subjek yang jelas, kosong atau terlalu umum, bisa jadi email Anda akan terlewat dibaca. Tentu saja Anda tidak ingin email yang Anda kirimkan tidak dibaca oleh si penerima kan?

7. Lampiran Ketinggalan

mengirim email bisnis dengan berkas ketinggalan

Jika Anda sudah merencana untuk mengirim email dengan melampirkan berkas tertentu, pastikan berkas yang ingin Anda lampirkan telah terunggah sempurna. Jangan sampai di dalam email Anda berisikan berkas yang terlampir, namun ternyata Anda lupa melampirkannya. Tidak ada salahnya untuk mengecek kembali berkas yang terlampir sebelum mengirim email adalah hal yang terbaik. Profesionalisme saat Anda terlihat ketika mengirim email, apalagi jika ada tujuannya untuk bisnis. Jika Anda lupa melampirkan berkas dan kemudian mengulang kembali kiriman email, bisa menurunkan kredibilitas Anda di depan relasi bisnis.

8. Untuk Siapa Email Dikirim

mengirim email bisnis ke penerima yang tepat

Pastikan Anda mengirim email dengan penerima yang jelas. Sebuah perusahaan biasanya sudah memiliki email utama dan email setiap divisi. Jika Anda ingin menawarkan kerjasama pada relasi bisnis Anda, pastikan juga Anda mengirimkan email kepada penerima yang benar-benar berkompeten pada bidangnya. Maksudnya jika email tersebut Anda harus dikirim ke bagian marketing, maka pastikan Anda tidak hanya mengirimnya ke email utama perusahaan tersebut, namun juga Anda kirimkan ke email divisi marketing. Penerima yang tepat akan membawa hasil yang berbeda.

Semoga dengan Anda mengetahui delapan kesalahan umum saat mengirim email bisnis di atas, Anda akan semakin berhati-hati sebelum mengirim email ke rekan bisnis Anda. Karena jika terjadi kesalahan kecil saja bisa mengakibatkan kerugian yang fatal dalam sebuah bisnis. Maka pastikan dulu apakah Anda benar-benar mengecek email sebelum menekan tombol kirim.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.